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Admin - Benutzerverwaltung
Neuen User anlegen
Nach dem Erstellen bekommst du einen einmaligen Setup-Token für den Passwort-Start.
Eigenes Passwort ändern
Mindestens 10 Zeichen, Gross/Klein, Zahl und Sonderzeichen.
Rollen-Info
- Mitarbeiter: Projekte, CRM und Kalender nutzen, keine Stundensätze einsehbar.
- Admin: Wie Mitarbeiter, plus Stundensätze sehen und für Team aktualisieren.
- Superadmin: Vollzugriff inkl. User anlegen, Rollen/Aktivstatus ändern, Passwörter resetten und User löschen.
Kalender
Gilt global für die Kalender-Tätigkeitsauswahl normaler Projekte. Löschen ist nur über „Übertragen & Entfernen“ möglich.
Eigene Tätigkeitenauswahl für Youbox-Termine. „Reisekosten/Anfahrt“ nutzt im Kalender automatisch den verminderten Fahrtkosten-Stundensatz.
Untergruppe „Interne Aufgaben“ wird über den Tab „Interne Aufgaben“ verwaltet.
Einträge werden im Tab „Interne Aufgaben“ verwaltet.
Gilt im Kalender bei Unternehmen „INTERN“ für die Aufgabenbereiche „Administration“ und „Technik“. Löschen ist nur über „Übertragen & Entfernen“ möglich.
Globale Farben & Deadline-Regeln
Dark/Light werden global verwendet. Regler steuern die automatische Abstufung je Theme.
Einstufung ist fest: „Diese Woche“ bis Sonntag dieser Woche, „Nächste Woche“ bis Sonntag der Folgewoche.
Gilt global für Projekt- und interne Deadlines inkl. Subtasks. „Später“ bleibt ohne Farbe.
Arbeitsimpulse-Regeln
Steuert, wann in „Meine Arbeit“ CRM- und Projektimpulse bei fehlenden nächsten Schritten erscheinen.
Youbox Mailvorlagen
Pflegt Betreff und Texte für automatische Youbox-Mails. Das System setzt die Inhalte in ein elegantes Standard-Layout und ersetzt Platzhalter wie {{name}}, {{request_number}}, {{event_date}} und {{occasion}}.
Uploads & Anhänge
Steuert, ab wann Dateien nicht mehr intern gespeichert, sondern als externer Anhang behandelt werden. Default ist 50 MB.
Stundenliste – Startdatum
Ab diesem Datum ist die Stundenliste für Mitarbeiter sichtbar. Superadmin kann immer auf alle Monate zugreifen.
Stundenliste – Faktor-Zusammenfassung
Superadmin sieht das Overlay immer. Hier steuerst du separat, ob `admin` und alle anderen Rollen die `Faktor-Zusammenfassung` in der Stundenliste sehen dürfen.
Team (5 Personen)
| Name | Rolle | Aktiv | Stundensätze / Aktionen |
|---|
Legacy-Import
Dry-Run prüft nur. Apply schreibt/aktualisiert Daten in der Datenbank.tasks und time_entries, die im aktuellen Import fehlen, physisch aus der DB entfernt (kein Archiv). Diese Option aktiviert intern auch Fehlende Datensätze archivieren für den Abgleich.Session starten: Startet eine neue Import-Session und leert den bisherigen Upload-Kontext. Lade danach alle gewünschten Dateien für genau diesen Lauf hoch.
companies -> contacts -> projects -> project_notes -> tasks -> time_entries.Referenzen müssen über Source-IDs passen (z. B.
contacts.company_id auf companies.company_id).